Le contexte
Dans le cadre de l'analyse de son infrastructure informatique, une PME d’une dizaine d’employé de la région de Nyon actif dans le dépannage, souhaitait améliorer la gestion de ses services Internet et particulièrement de sa messagerie professionnelle.
Le domaine internet (.ch) et les services associés étaient encore administrés par un prestataire externe.
L'entreprise ne disposait donc pas d'une maîtrise suffisante de son environnement pour faire évoluer librement ses services.
Plusieurs améliorations ont été identifiées, avec une priorité: reprendre le contrôle du domaine, migrer le site internet et mettre en place une solution de messagerie mieux intégrée aux besoins quotidiens des collaborateurs et en particulier pour la prise en charge des dépannages.
Reprendre le contrôle du domaine Internet
Avant de pouvoir modifier les services associés au domaine (.ch), il a fallu récupérer les accès nécessaires et organiser son transfert vers un nouveau fournisseur. Nous avons choisi avec le client, un fournisseur Suisse bien implémenté dans le secteur.
Cette étape était essentielle. La maîtrise du domaine et de ses enregistrements DNS permet de décider où doivent pointer le site internet, la messagerie (email) et les autres services associés.
Une fois la gestion du domaine reprise, EightyOne a pu préparer les changements nécessaires et organiser la migration des différents services dans l’ordre.
Migrer le site web vers un nouvel environnement
La première étape opérationnelle consistait à migrer le site internet existant vers le nouvel hébergement, avec une installation basée sur WordPress.
Cette migration a permis de dissocier le site internet de l'environnement précédent et de simplifier la gestion des services Internet de l'entreprise.
Le domaine étant désormais géré, les enregistrements DNS pouvaient également être préparés pour la prochaine étape: la migration de la messagerie professionnelle.
Préparer la migration vers Microsoft 365
La migration des e-mails vers Microsoft 365 représentait l'étape la plus sensible du projet. La messagerie étant indispensable au fonctionnement quotidien de l'entreprise, il était essentiel de limiter les interruptions et d'éviter toute perte de messages.
Avant le jour de la migration, plusieurs opérations ont été réalisées :
Préparation des comptes de messagerie dans Microsoft 365.
Création des alias nécessaires aux utilisateurs.
Préparation des nouvelles boîtes dans Exchange Online.
Mise en place d'une synchronisation préalable des anciennes boîtes.
Planification de la migration avec le client.
Préparation des modifications DNS nécessaires au changement de messagerie.
La synchronisation préalable permettait de transférer les messages existants avant la migration définitive, afin de réduire la quantité de données à traiter le jour de l'intervention.
Le jour de la migration
Une fois les préparatifs terminés et la date convenue avec le client, la migration a pu être réalisée au cours de la matinée.
Les boîtes de messagerie ont été passées vers Exchange Online, puis les dernières vérifications et adaptations ont été effectuées.
Quelques réglages initiaux ont été nécessaires, sans conséquence majeure sur le fonctionnement de l'entreprise.
Il a également fallu configurer les ordinateurs et les téléphones des utilisateurs afin qu'ils puissent retrouver leurs e-mails dans Outlook et continuer à travailler depuis leurs appareils.
Grâce à la préparation en amont et à une planification rigoureuse, l'ensemble des opérations a pu être réalisé dans la même matinée, sans perturbation majeure de l'activité.
Les bénéfices pour l'entreprise
Cette première phase de modernisation a apporté plusieurs améliorations concrètes:
Réception des e-mails sur les appareils configurés pour la nouvelle messagerie.
Utilisation des calendriers partagés.
Meilleure réactivité dans le traitement des demandes et des interventions.
Environnement de messagerie plus homogène grâce à Microsoft 365.
Utilisation simplifiée d'Outlook sur les ordinateurs et les téléphones.
Meilleure collaboration entre les utilisateurs.
Maîtrise du domaine Internet et des services qui lui sont associés.
Unification des licences Microsoft Office.
Les bénéfices ont été particulièrement appréciés par les personnes chargées de l'administration, pour lesquelles la messagerie constitue un outil essentiel du quotidien ainsi que pour le personnel sur le terrain.
Une première étape dans une démarche plus large
La migration de la messagerie ne constituait que la première phase d'un projet plus global d'amélioration de l'environnement informatique.
La reprise du domaine, la migration du site internet et le passage à Microsoft 365 ont posé des bases solides pour les prochaines évolutions.
Cette intervention illustre l'importance d'une migration préparée:
Au-delà du changement de solution, il s'agit de préserver la continuité de l'activité, de faciliter le travail des utilisateurs et de permettre à l'entreprise de mieux maîtriser ses outils.